Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Рассмотрим, как в программе 1С ЗУП 3.1 производится удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника, какие проводки при этом формируются.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Настройки удержания за использованный авансом отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Прежде чем выполнять регистрацию удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении в 1с 8.3 ЗУП, необходимо определиться с тем, какой именно вариант удержания будет выполняться:

  • как сторно начислений (при этом происходит уменьшение облагаемой базы по НДФЛ и страховым взносам),
  • либо как обычное удержание (база не уменьшается).

Эта настройка выполняется в настройках расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Удержания:

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Ввод удержания за неотработанные дни отпуска в 1С ЗУП 8.3

Регистрация удержания за использованный авансом отпуск при увольнении в 1с ЗУП 8.3 выполняется в документе Увольнение.

При выборе в документе сотрудника и ввода даты увольнения происходит автоматический расчет остатка отпуска  по сотруднику, подсчитанный остаток отражается на вкладке Компенсации отпуска.

Если остаток получается отрицательным, то автоматически указывается вариант Удержать за использованный авансом отпуск.

Например, сотрудник Голованчиков А.А увольняется 20.11.2018. На дату увольнения у сотрудника по данным учета 7 дней отпуска, израсходованных авансом:

  • Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?
  • Эта информация отображается на вкладке Компенсация отпуска:
  • Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Далее расчет зависит от выбранного в настройках варианта учета удержания.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «сторно начислений»

Если выбран Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, то расчет этого сторно-начисления происходит на вкладке Начисления и удержания – Начисления по виду начисления, который предназначается для расчета обычного отпуска, но с отрицательной суммой.

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Для расчета сторно-начисления «компенсации» отпуска средний заработок повторно не рассчитывается, используется тот же средний заработок, исходя из которого ранее сотруднику были начислены «авансовые» отпускные.

Отпуск Голованчинову А.А.  был предоставлен в октябре, отпускные рассчитаны, исходя из среднего заработка 574,04 руб.:

  1. Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?
  2. Именно этот средний заработок и используется для расчета суммы «удержания» за неиспользованный отпуск:
  3. Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Сторно-начисление будет учитываться при расчете НДФЛ и взносов, уменьшая облагаемую базу.

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

При увольнении сотрудника ему была начислена оплата по окладу 6 190,48 руб. и произведено сторно начисление за неотработанные дни отпуска в сумме 4 018,28 руб.

База для расчета НДФЛ и взносов составит:

  • 6 190,48 – 4 018,28 = 2 172,20 руб.

НДФЛ:

  • 2 172,20 руб. * 13% = 283 руб. (отражается двумя строками по категориям дохода: 807 руб. с оплаты по окладу и -524 руб. со сторно отпуска.

Страховые взносы:

  • На ОПС: 2 172,20 руб. * 22% = 477,89 руб.
  • ФСС: 2 172,20 руб. * 2,9% = 63 руб.
  • ФОМС: 2 172,20 руб. * 5.1% = 110,78 руб.

Расчет и учет удержания за неотработанные дни отпуска при варианте учета «удержание»

Если же в настройках выбран вариант Удержание и не уменьшает налоги и взносы, то расчет этого удержания происходит на вкладке Начисления и удержания – Удержания по виду удержания Удержание за неотработанный отпуск. Этот вид удержания создается в программе автоматически, когда в настройках устанавливается соответствующий переключатель.

  • Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?
  • Средний заработок для расчета удержания за использованный авансом отпуск в этом случае рассчитывается в документе Увольнение на дату увольнения сотрудника:
  • Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?
  • Удержания не влияют на облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам, поэтому при таком варианте учета база НДФЛ и взносов уменьшаться не будет.

Проводки в 1С по удержаниям за неотработанные дни отпуска при увольнении

  1. Если для учета удержания за неотработанные дни отпуска используется настройка Сторно начислений и уменьшает налоги и взносы, тогда на стороне программы ЗУП 3.

    1 в документе Отражение зарплаты в бухучете, это сторно-начисление заполняется на вкладке Начисленная зарплата и взносы с минусовой суммой:

  2. Способ отражения для этой суммы «подтягивается» в документ в соответствии с настройками формирования проводок для начислений.

  3. После синхронизации с бухгалтерской программой формируется сторно-проводка по тому счету затрат и аналитике, которые указаны в 1С Бухгалтерии 8.

    3 для соответствующего способа отражения:

  4. В случае использования настройки Удержание и не уменьшает налоги и взносы в документе Отражение зарплаты в бухучете такое удержание будет заполнено на вкладке Удержанная зарплата по виду операции Удержание за отпуск:

После синхронизации с бухгалтерской программой в 1С Бухгалтерии 8.3 будет сформирована проводка Дт 70 Кт 91.01.

  • Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С ЗУП», тогда читайте дополнительный материал по теме:
  • Если Вы еще не подписаны:
  • Активировать демо-доступ бесплатно →
  • или
  • Оформить подписку на Рубрикатор →
  • После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как рассчитать и произвести удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении?

Когда работники трудятся в организации больше одного года, нередко получается так, что в отпуск они уходят «авансом», за будущий рабочий год.

Если сотрудник, отдохнувший в таком отпуске, продолжает трудиться, то проблем не возникает.

Но если он принимает решение уволиться? Как в таком случае бухгалтерии правильно осуществить расчет с увольняемым, но при этом взыскать с него образовавшийся долг?

Что это такое и как осуществляются удержания?

Трудовое законодательство устанавливает материальную ответственность работников и работодателей в тех или иных случаях. Отдельно регулируется вопрос удержания определенного процента от заработной платы.

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?В соответствии с ч. 2 ст. 137 ТК РФ организация вправе совершить денежное удержание в случае, если работник увольняется в конце рабочего года, в счет которого он уходил в отпуск.

То есть, ситуация, когда при расторжении контракта сотрудник получает меньшую сумму, на которую рассчитывал, вполне законна.

Работодатель, увольняя сотрудника, который находился в отпуске «авансом», таким образом вправе:

  • взыскать сумму отпуска посредством удержания заработной платы;
  • договориться с работником о том, что он возместит долг добровольно;
  • простить долг сотруднику.

Если сумма долга небольшая, то работодателями применяется первый вариант.

Важно! В соответствии со ст. 138 ТК РФ из заработной платы можно взыскать не более 20%. При этом руководство организации вправе действовать и без разрешения увольняемого работника.

Как правильно рассчитать?

Прежде чем производить удержание, бухгалтерия должна установить точную сумму долга.

  1. Рассчитывается количество неотработанных дней.

Для этого используется формула:

Неотработанный отпуск = Отпобщ. – (Отпгод / 12 х Месяцы работы)

Где:

  • Отпобщ – общее количество отпускных дней за все время работы сотрудника в организации;
  • Отпгод – количество отпускных дней, положенных работнику в одном рабочем году;
  • 12 – количество месяцев в году;
  • месяцы работы – общее количество месяцев, которые работник отработал в организации.

Месяц, в котором сотрудник увольняется, берется в расчет только в том случае, если расторжение трудового договора производится во второй половине. В этом случае законодательство разрешает округлить его до целого периода.

Полученное количество неотработанных дней округляется до целого числа, но только в пользу работника, а не по математическим правилам (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 г. № 4334-17).

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?Для примера возьмем Ромашкину А.Н., которая находилась в отпуске авансом, а через некоторое время после выхода на работу решила уволиться.

За все время работы она пробыла в отпуске 140 дней. В году ей, в соответствии со ст. 115 ТК РФ, ей положено 28 дней. В организации она отработала всего 55 месяцев.

  • Таким образом:
  • 140 – (28 / 12 х 55) = 11,6 дней отпуска.
  • Так как законодательство позволяет округлить такие числа до целых в пользу сотрудника, Ромашкина отгуляла «авансом» 11 дней.
  1. Неотработанная отпускная сумма.

Ее рассчитывают по формуле:

Сумма = Кол-во неотработанных дней х ЗПср.д.

Средний дневной заработок также необходимо рассчитать следующим образом:

ЗПср.д. = Сумма оклада за 12 месяцев / 12 / 29,3.

Коэффициент 29,3 установлен Постановлением Правительства РФ № 642.

Вновь обратимся к сотруднице Ромашкиной А.Н. Ее средний дневной заработок составляет 758 рублей 56 копеек. Таким образом, неотработанная сумма отпуска равна:

  1. 11 х 758,56 = 8 344 рублей 16 копеек.
  2. После определения точной суммы долга производятся вычеты.
  3. Из оклада, как уже было сказано выше, можно удержать не более 20%.

Ромашкиной А.Н. начислили в качестве оставшегося оклада 21 500 рублей 80 копеек. 20% от этой суммы составляет 4 300 рублей 16 копеек. Именно эту сумму работодатель может взыскать с сотрудницы, если она добровольно не согласится выплатить весь долг.

Таким образом, в качестве оставшегося оклада при увольнении она получит:

21 500,8 – 4 300,16 = 17 200 рублей 64 копейки.

Когда нельзя производить вычеты?

Работодатель не всегда может взыскивать сумму авансового отдыха, и эти основания перечислены в ст. 137 ТК РФ:

  • если сотрудник был уволен в связи с отказом перевестись на должность, более подходящую ему по состоянию здоровья;
  • Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?если произошла ликвидация организации;
  • если сотрудник попал под сокращение;
  • если руководитель, его зам или главбух были уволены в связи со сменой собственника;
  • если работника призвали в армию;
  • если он был уволен в связи с тем, что на его должность по решению суда или трудовой инспекции был восстановлен ранее уволенный сотрудник;
  • если сотрудник был уволен в связи с полной нетрудоспособностью;
  • если произошла чрезвычайная ситуация, которая послужила прекращению трудовых отношений.

В остальных случаях руководство организации вправе взыскать сумму аванса в размере не более 20% от оклада или попробовать договориться с сотрудником о том, чтобы он отдал всю сумму добровольно.

Что если работник отгулял авансом и решил расторгнуть трудовой договор?

Распространенная ситуация: если работник отгулял отпуск авансом и увольняется по собственному желанию.

Важно! Практически всегда отпуска предоставляются сотрудникам за неотработанный год, ведь само право на отдых наступает спустя полгода после начала работы в организации.

Начиная со 2 года работы сотрудника отпускают отдыхать по графику, то есть, в любое время, и нередко в такой отпуск работники уходят за будущий рабочий год.

Эта ситуация и называется отпуском «авансом».

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении

В процессе трудовых отношений возникают ситуации, когда сотруднику оформляется отпуск авансом в счет следующего года. При этом ему начисляются денежные средства за неотработанные дни отпуска.

В дальнейшем они компенсируются отработанными месяцами.

Но если возникает необходимость увольнения, в некоторых случаях начальник вправе удержать данную разницу из итоговой заработной платы во время расчета с работником.

Предоставление очередного отпуска авансом по согласованию с работодателем

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?
Согласно правилам, регламентированным законодательством нашей страны, минимальное рабочее время, которое гражданин обязан отработать для получения права ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет 6 месяцев.

При некоторых обстоятельствах, по предварительной договоренности с руководителем, гражданин может уйти на отдых до момента достижения указанной отметки накопленного времени. Тогда ему начисляются отпускные в полном размере за 28 дней, и часть их будет считаться долгом работника.

Если гражданин продолжает вести трудовую деятельность в компании, то с вопросом возврата описанной задолженности не возникает проблем. Однако если в течение периода работы, требуемого для погашения данного долга, гражданин пожелает уволиться, то начальство получает право удержать остаток долга из итогового расчета.

В каких случаях не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении может осуществляться руководителем работника без получения от него какого-либо подтверждения или согласия на проведение процедуры. Сделать это можно не всегда.

Положениями статьи ТК РФ № 137 определяются ситуации, когда удержать долг за использованный авансом отпуск не представляется возможным.

К таковым относятся ситуации, когда причиной расторжения трудового соглашения является:

  • отказ от смены должности на основании перевода (между организациями или внутри одной компании) на основании медицинских противопоказаний – факт должен подтверждаться соответствующим заключением лечащего врача;
  • ликвидация или реорганизация компании;
  • прекращение исполнения трудовых обязанностей руководителем предприятия;
  • сокращение численности персонала;
  • необходимость отправления работника на прохождение срочной воинской службы;
  • восстановление на должности бывшего сотрудника (например, выход работницы из декрета, возвращение гражданина после продолжительного больничного и т.д.);
  • признание увольняющегося работника нетрудоспособным или недееспособным;
  • какое-либо непредвиденное чрезвычайное обстоятельство, не позволяющее далее работать предприятию (военные действия, природные катаклизмы, техногенные аварии и катастрофы и т.д.).

Если процедура прекращения рабочих отношений производится на основании, отсутствующем в вышеуказанном списке, и при этом сам гражданин не согласен с необходимостью удержания, руководитель может обратиться в учреждения судебной власти или трудовую инспекции для урегулирования вопроса.

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск осуществляется вместе с основным расчетом гражданина в последний день его работы (дата увольнения согласно приказу).

Сумма удержания определяется путем проведения следующих расчетов:

  1. Вычисление размера среднего дохода за одни выработанные сутки за расчетный период.
  2. Определение количества положенных дней за выработанное время отпуска.
  3. Вычисление размера денежных средств, подлежащих выплате в качестве компенсации за неиспользованные дни отдыха.
  4. Вычет получившейся суммы из выплаченных средств за оформленный авансом отпуск.

В процессе вычислений используются определенные правила округления. В частности, это касается месяцев работы. Если датой увольнения является день позже 15 числа, то месяц считается отработанным целиком, если раньше – то он совсем не учитывается в процессе вычисления.

При вычислении количества положенных дней отдыха за выработанный период итоговое число может получиться не целым. Согласно трудовому законодательству, его следует округлять в пользу сотрудников, т.е. в большую сторону.

Расчет количества неотработанных дней отпуска

Вычисление количества невыработанных суток, использованных авансом для отдыха, вычисляется по следующей формуле:

Фактически использованные дни отдыха — Положенные дни отдыха по отработанному стажу

Дни отдыха:

  1. Число месяцев в периоде делится на 28 дней.
  2. Полученное значение (за год = 2,33) умножается на фактически отработанные месяцы.

Затем получившееся значение вычитается из фактического срока использованного отдыха.

Расчет суммы неотработанных отпускных

Расчет суммы отпускных осуществляется по формуле:

Фактически начисленные деньги за отпуск, использованный наперед — (Полагающиеся дни отдыха * Среднедневной доход за расчетный период)

Итоговая сумма удерживается с суммы расчета при увольнении, в который входит заработная плата, премии, выходные пособия и т.д.

Как оформить удержание документально

Выполняемая процедура в обязательном порядке должна оформляться документально. Для этого может издаваться отдельный приказ или же дополнение к приказу о расторжении трудового соглашения.

Для составления документа на данный момент не предусмотрено какой-либо универсальной формы бланка. В связи с этим организации могут использовать макеты, разработанные самостоятельно. Типовой образец распоряжения об удержании неотработанной части полученной в авансовом порядке отпускной выплаты:

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом?

Удержания при увольнении за предоставленный "авансом" отпуск

Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом? 18.10.2006
Бухгалтерский ДЗЕН
подписывайтесь на наш канал
Неотработанные дни отпуска при увольнении: удержания, порядок проведения расчетов и что делать, если работник уже отгулял авансом? Время отпусков осталось уже позади, но проблемы, с ними связанные, могут возникнуть и позже — например, если увольняющийся работник отгулял отпуск «авансом». В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Проблема в том, что действующим законодательством (налоговым и трудовым) данный вопрос регулируется далеко не в полной мере. В связи с этим в настоящее время существуют прямо противоположные точки зрения и на порядок взыскания удерживаемых сумм, и на связанные с этим вопросы налогообложения. Разбирается в проблеме Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ (fomicheval@mail.ru), а методисты фирмы «1С» рассказывают, как отразить соответствующие операции в «1С:Предприятии».

Содержание

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте здесь.

Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ.

Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета.

Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней — 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте здесь.

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а «авансом». И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ).

В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании «буквы закона».

Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск «авансом», работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев (ст.

137 ТК РФ).

Удержания за эти дни не производятся в случае, если работник увольняется по ряду оснований, предусмотренных ТК РФ.

Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты работника является погашение его задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако работник данное условие не выполнил. Поскольку он, получив незаработанные деньги, как бы неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.

Общими положениями статьи 138 ТК РФ ограничиваются удержания с целью предоставления работнику гарантированных средств к существованию.

В ней говорится о недопустимости превышения 20-процентного размера удержаний при каждой выплате зарплаты.

Это правило распространится только на зарплату, и под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться.

Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней.

То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

Но последнее слово, естественно, остается за судами Возможно, по данному вопросу будет выпущено официальное разъяснение компетентного органа государства.

Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов.

К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).

Сопоставление текста абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ и части 3 статьи 137 ТК РФ не дает возможности принять решение о возможных сроках удержания.

Поэтому на практике в части удержаний за отпуск положения части 3 статьи 137 ТК РФ не действуют.

В то же время возможны случаи, когда удержание неотработанных отпускных с работника теоретически допустимо, но практически неосуществимо — например, когда у работника нет причитающихся к выплате сумм или их недостаточно.

Вот с этого места мнения специалистов диаметрально расходятся. Одни уверяют, что взыскание переплаченных работнику сумм через суд в таких случаях недопустимо.

В подтверждение своей правоты сторонники данной точки зрения ссылаются на абзац 3 статьи 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее по тексту — Правила об отпусках).

В нем сказано, что «если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится».

Работник отгулял отпуск «авансом», а затем уволился

Разберемся, что делать коммерсанту, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха. В частности, можно ли удержать эту сумму из окончательного расчета? Как быть, если 20% суммы расчета не хватило, чтобы погасить весь долг? Как рассчитывается излишек отпускных? Какие налоги нужно корректировать, а какие нет?

Иногда отпуск предоставляется, так сказать, авансом, с расчетом на то, что впоследствии сотрудник отработает использованные им дни отпуска. Но что делать, если он, не отработав свой отпуск до конца, решает уволиться?

Отпуск является одним из способов реализации права на отдых сотрудников, работающих по трудовым договорам. По общему правилу, продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней и предоставляться он должен ежегодно (ст. 115 ТК РФ).

Если сотрудник недавно устроился к ИП, то право на использование отпуска за первый год работы возникает у него только после шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше (ст.

122 ТК РФ). Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику авансом, даже если рабочий год полностью им не отработан. В этом случае предполагается, что неотработанные дни ­использованного отпуска сотрудник впоследствии отработает.

Но что делать, если работник увольняется, так и не отработав использованные им дни отдыха? Должен ли сотрудник вернуть часть отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска? Давайте разберемся.

Удержать можно из окончательного расчета

Коммерсант может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ему дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда работодатель не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или снятия с учета).

Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.

Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Оставшийся долг – в добровольном порядке

А если 20% от суммы окончательного расчета не хватило на то, чтобы погасить весь долг по отпускным?

Единственное, что работодатель может сделать, так это попросить работника погасить оставшуюся сумму долга добровольно. Если последний согласен, то погашение можно произвести путем удержания из оставшихся 80% «увольнительных» выплат либо работник внесет ­необходимую ­сумму в кассу или перечислит на расчетный счет работодателя.

При удержании долга из последней зарплаты, полагающейся увольняющемуся сотруднику, вовсе не обязательно разбивать удержание на две суммы, одна из которых укладывается в 20% ограничение. Можно провести удержание сразу одной суммой.

Но ИП обязательно должен получить у сотрудника заявление на удержание всей суммы долга из его расчета. Такой документ будет свидетельствовать о волеизъявлении работника распорядиться начисленной заработной платой. В этом случае положения ст.

138 ТК РФ о 20% ограничении применяться не должны (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Что делать, если работник отказывается погасить оставшуюся часть долга? Можно ли в этом случае взыскать необходимую сумму через суд?

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Узнайте, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к материалу бесплатно.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2021 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *